業務効率化のポイントについて 生産性を向上させ定時に帰宅【マインドと具体的方法】

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業務効率化のポイントについて 生産性を向上させ定時に帰宅【マインドと具体的方法】

 

この記事では

業務効率化に大切な事

・仕事に対するマインド(考え方や意識)
・効率化できることと出来ないことの把握
・自分自身のスキルアップによる効率化
・具体的な業務改善

業務効率化によるメリット

・仕事の生産性向上
・コスト削減
・社員のモチベーションアップ

こちらを詳しく解説していきます。

業務効率化のマインド(考え方や意識)について

長時間労働が評価されるという考えは身も会社も滅ぼします

厚生労働省 長時間労働削減に向けた取組

このページにもあるように国を挙げて長時間労働削減に取り組んでいる時代です。

また、年次有給休暇取得促進等の働き方改革が進められています。

現実問題として人手不足等により

・残業や休日出勤が当たり前
・普段の休日も取れないのに有給休暇の取得なんてありえない

こんな企業はまだまだ存在します。

一方で、着々と働き方改革が進んでいる企業もあります。

すると何が起きるかと言うと

・働きやすい企業に人材が集まる
・長時間労働が当たり前になっている企業は人手不足が進む可能性が高い
・そうなることによって、ますます労働環境が悪くなる
・最悪会社が存続できなくなる

このような流れが予想されます。

人手不足で残業が多い企業こそ

どこかで思い切って業務効率化を実践し

長時間労働をしない環境を作る必要があるというわけです。

 

個人単位で見ても

・長時間労働で心身を壊してしまう可能性
・長時間労働の指示により人が辞めてしまって責任問題になる可能性

少なくとも長時間労働にメリットなど1つもありません。

 

全員がプレイヤーであり司令塔になれる仕事を

業務を効率的に取り組む場合には全員が仕事の流れを把握している必要があります。

非効率な例

・自分に与えられた仕事が終わったから休もう
・そこは自分の仕事ではないから手を出さないようにしよう
・あの人はなんの仕事しているんだろう?

複数の人数で仕事をしているのが前提ですが

このやり方では1以上の力は出せません。

1人が1つずつ仕事をしていくイメージではなく

全員で全部の仕事を1つとして行っていくイメージが大事です。

考え方としては

・この仕事のついでにここまでやっておけば次の方が楽だろう
・仕事が早く片付いたので手伝いに行こう
・トラブルで仕事が残っているが、シフトなので帰って下さい(後はやります)

こういった仕事をすることが大事です。

これを実現するには

・仕事の全体像の把握
・自分だけが苦労していると思わない
・チームで効率的に業務を取り組む意識

このような考えが重要です。

特に、「自分だけが苦労している」「他の方がやってくれるからいいや」

と思っている人が1人でもいると一気に崩れる可能性がありますので注意しましょう。

シフト制の場合は、仕事が多少残っていても

お互い様ということで引継ぎを行い、定時に帰る事も大事です。

自分は残業代で稼ぐからゆっくり仕事をするというのは論外です。

仕事の優先順位を考える

仕事の優先順位を考えることも効率的な業務には重要です。

大事なのは時間感覚と重要性、緊急性の把握です。

・すぐ出来ることはやってしまう(メモを残して後回しは無駄です)
・重要な事、緊急性のある仕事から取り組む

5分程度で済む仕事を後回しにしていませんか?

緊急事態であれば別ですが

・メモを残す
・後で気づく
・再度、最初から思い出す

逆に時間がかかってしまいますね。

重要な仕事、緊急性のある仕事は優先的に取り組みましょう。

理由は、やるべきことをやっていない故に

・同僚やチームに迷惑がかかって業務が止まってしまう
・取引先の信頼を失ってしまいやらなくていい仕事を増やしてしまう

これでは時間がいくらあっても足りませんね。

適材適所の考え方

人は個人差があります。

足が速い人もいれば遅い人もいます。

足が遅くてもジャンプは得意かもしれません。

苦手だからと言ってやらなくていいというわけではありませんが

得意分野で多く活躍してもらうような配置は大事です。

今の仕事方法が最適だと思わないでください

良く聞かれる言葉ですが

・昔からこの方法でやってました
・理由がよくわからないけど、みんながやっている仕事なのでやっています

このような考え方では業務効率化はできません。

以前は良かったかもしれませんが

状況は日々変わります。

 

以前とは働くメンバーが変わっているでしょう。

前はなかった便利なハードが今はあるかもしれません。

今が一番と考えるとそこから先は進みません。

現状維持の考え方もおすすめしません。

業務効率化のポイントと具体的方法

業務効率化できる仕事と出来ない仕事の理解

業務効率化が容易な仕事内容

・事務作業
・ハードの改善で効率化かのうな仕事

事務作業は業務効率化の筆頭候補です。

ハード面の改善に関しては

性能のいいハードを導入する(買い替える)ことにより

作業時間短縮につながるという理由です。

業務効率化が難しい仕事内容

・接客や営業
・医療や保育、介護

相手が人の仕事に関しては業務効率化の対象外となります。

こっちの都合で勝手に終わらせることができないのが理由です。

業務効率化が可能な仕事かどうかを見極めて改善に取り組みましょう

無駄な仕事の洗い出し・まとめられる仕事を探す

一番の業務効率化は

仕事をやらないこと(減らすこと)

です。

具体的方法としては

・必要のない仕事を洗い出す
・2度手間になっているものがないか探す
・複数の仕事をまとめられるか考える
・理由がわからないが伝統的にやっている意味のない仕事
・1度のインプットで複数にわたって使用できる仕組み

このような事を考えて実践していきましょう。

スキルアップによる業務効率化

パソコンスキルを活用して業務効率化

パソコンを使っての作業は個人差が非常に大きいです。

・同じ文章を作る場合でもタイピングのスピードによって作業時間が違う
・エクセルを活用できる人とそうでない人の業務効率の差

メモ書き程度であればよいですが、手書きでの管理はありえません。

パソコンの管理は、入力のスピードもありますが

必要な時にすぐにデータを引っ張ってこれることが最大のメリットです

この辺を理解しないで、パソコンを使いこなせないままだと

業務効率化の道のりは遠いことでしょう。

パソコンスキルについてはこちらの記事も参考にしてください。
パソコンスキルを身につけるための6つの具体的方法【完全初心者向け】

技術向上によりミスを減らす

・製造であれば不良品の数が減れば業務効率が上がります
・接客であれば相手を怒らせてしまうようなことがあると
フォローに追われて業務効率が低下します。

どのような仕事であれ技術向上をすれば業務効率が良くなります。

定期的な見直しや研修を受けることが重要です。

データベースをしっかり作成しよう

特に専用のソフトをスタートさせる際に

気を付けてほしいのですが

データベースはしっかり作りこみましょう。

 

管理や分析等、想定されることに対応できるように

データを作ることが大事です。

具体的には

・マスタをしっかり作ることにより余計な入力が減る
・分析が容易になる

ソフトが使いづらいという話がよくあります。

基本的にソフトは想定されることには対応するように作られています。

また、対応できていない場合でも、バージョンアップされます。

使いづらいのではなく、使いこなせてないだけの場合が多いです。

導入時は、作業数が多くなり大変ですが

しっかり最初に構築していく事で

後々にかかった時間や労力が回収されます。

頑張りましょう。

フローチャートやマニュアルの作成と活用

それぞれが臨機応変に対応していく事は非常に重要ですが

日々トラブルが発生するわけではないと思いますので

業務のフローチャートやマニュアルの作成は重要です。

 

作って終わりではなく、日々の検証や修正を繰り返していく事で

より、効率的なフローチャートやマニュアルが完成します。

業務効率化のメリット

生産性の向上

今まで1時間かかっていた仕事が30分で終わるようになれば

その30分で別の事ができるので大幅な生産の向上と言えます。

コスト削減

人件費と言うのは経費の中でも大きめです。

業務効率化により残業代が削減できるのであれば

大きなコスト削減と言えます。

社員のモチベーションアップ

現在はライフワークバランスが重要視される時代です。

プライベートの充実と仕事の充実は比例します。

業務効率化をするというのは

基本的にメリットしかありません。

本気で取り組んでいきましょう。

業務効率化を行う際の注意点

業務効率化を行う際の注意点としては

・正確性や安全性を担保したうえで効率化を行う
・本当に必要な業務まで削ってしまうと後々で余計な手間がかかるので注意する
・業務効率化を達成するまでには多少仕事が多くなる期間が存在する

業務効率化のためとは言え、新しいことに取り組むというのは

通常の仕事に加えて行うわけですので労力がかかります。

その労力以上のものが帰ってくると信じてすすめていくことが重要です。

 

※会議も無駄な時間がかかっている場合が多いです。

以下の記事も参考にしてください。

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