報告・連絡・相談の本質と重要性【社会人の基本であり仕事を円滑に行う為に必須です】

雑記

報告・連絡・相談の本質と重要性【社会人の基本であり仕事を円滑に行う為に必須です】

 

こんにちは!総務課で働いているでゅおです!

今回は、社会人の基本でもある

報告・連絡・相談の本質と重要性を解説します。


報告と連絡は最重要 相談は必要に応じて

報告の本質と重要性

報告とは

・上司や先輩に対して仕事の情報共有や進捗状況を示すための報告
・会議や研修に参加した場合に他の人へ周知する目的の報告書

特に上司や先輩に対しての報告は重要です。

気を付けたいポイントは

・指示された仕事が終わった場合だけでなく途中経過も報告する
・自分の感想は入れずに事実のみをわかりやすく、簡潔に報告する
・良いことばかりではなく、ミスなどの悪い事も報告する

これらの報告が円滑に行われていないと

・仕事の期日が過ぎてしまう可能性・間違った方向に仕事が進んでしまう可能性
・ミスを隠されることにより対処が遅れ、傷口が大きくなってから判明する可能性

このようなケースが考えられます。

こんなことが頻発するような会社は確実に衰退していきます。

組織で動いている以上、報告は最重要となります。

報告がなくて困っている場合

 

報告がない場合は次のようなケースが考えられます。

・報告が必要だと思っていない
・悪い報告をすると怒られる

これらは指示を出す側に問題がある場合が多いです。

指示を出した仕事で報告がほしい場合は

必ず期日を設定しましょう。

「〇月〇日までに提出してください」

と言えば、報告が必要な指示になります。

 

期日に間に合わなかった場合は

当然理由を問われますので

指示を受けた側もしっかり報告をすることになります。

 

また、悪い報告が上がってこない場合はかなりまずいです。

理由は単純で【怒るから】です。

悪いこと=全て怠慢ではありません。

淡々と聞いて、一緒に解決できる方法を考えていく姿勢があれば

悪い報告がしっかり来るようになります。

連絡の本質と重要性

報告は基本的に下が上にあげるものです。

連絡は報告を横にするものと考えていいでしょう。

つまり重要です。

連絡をする際に気を付けたいことは

・重要な連絡は文書で行う
・急ぎの場合は口頭で行うが、伝言ゲームはしない
・自分の感想はいらないので必要な事だけ伝える

口頭で次々と伝えていくと

どこかで内容がおかしくなるか

連絡が止まってしまいます。

急ぐ場合はとりあえず口頭で連絡し、後から文書で連絡するといいでしょう。

 

また、会議やミーティングなどで

自分の思いや感想を延々と話す方がいますが

正直、時間の無駄ですのでやめましょう。

連絡がうまくいかない場合

連絡がうまくいかないケースは

・何を伝えたいのかよくわからない
・連絡の必要性を理解していない

自分の思いや感想を入れて、ひたすら長い連絡をしてしまうと

結果として、何を伝えたいのかよくわからない事になります。

連絡のための様式(テンプレート)を作ってみるのが有効です。

 

連絡は業務を円滑に、ミスなく行うためには最重要です。

必要性がわかっていない方は致命的ともいえますので

研修等を開催し、連絡の方法と必要性を学ぶべきです。

 

※こちらの記事も業務を円滑に行うための1つの手段ですので是非目を通してください。

無駄な会議をしてませんか?【時間は有限です】

相談とは

相談は必要ですが、報告・連絡ほど重要ではないと考えます。

理由は、全部わかっていれば相談する必要がないからです。

とは言え、そんな事はありえませんので

相談するケースは

・判断に迷いが生じた
・アドバイスがほしい
・アイディアがほしい

このような場合です。

ただし、気を付けたいのは

・相談の場合は相手に判断させない(自分の責任で判断する)
・相手の時間を必要以上に奪わないようにする
・何を相談したいのかわかりやすく説明する

「○○さんに相談したら○○と言われたのでそうしました」

これは最悪ですね。

このような事をやっていると誰も相談に乗ってくれなくなりますので

気を付けましょう。

報告・連絡・相談はタイミングに注意しましょう

相手の状況も考えて話しかけましょう。

緊急時はしかたないのですが

相手があまりにも立て込んでいる場合は

時間をずらす工夫は必要と考えます。

 

自分中心に仕事が動いているわけではありませんので・・・

それを踏まえた上で報告・連絡・相談を行うタイミングは

・仕事の途中経過(報告)
・仕事の完了時(報告)
・ミスや問題が生じた時(報告)
・情報共有をしたい時(連絡)
・業務に変更が生じた時(報告・連絡)
・アドバイスやアイディアがほしい時(相談)

これらを適切なタイミングで

わかりやすく実践することが大事です。

まとめ(報告・連絡・相談は社会人の基本です)

報告・連絡・相談は社会人の基本であり

組織として仕事をしていく上で非常に重要です。

円滑に行われていないのであれば

至急、改善が必要です。

報告・連絡・相談をする側に問題を探しがちですが

報告・連絡・相談を求める側に問題がある場合も多いです。

 

報告・連絡・相談は重要とわかっていても

人によって大きく差が出ると感じます。

ルールをしっかり決めて

お互いに話をしやすい雰囲気を作ることが

重要と考えます。

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