社内での情報共有が上手くいかない場合の対策【仕事の効率化・事故防止・雰囲気向上】

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社内での情報共有が上手くいかない場合の対策【仕事の効率化・事故防止・雰囲気向上】

 

社内で情報共有が上手くいかず困っていませんか?

・情報が不足していて無駄な仕事をしてしまった
・情報共有不足からお客様を怒らせてしまった
・自分だけが知らずに嫌な思いをした

情報共有が上手くいかないことによるトラブルや無駄を

誰しも経験したことがあるでしょう。

 

情報共有を上手く行うポイントは

・情報共有する必要性の理解
・情報発信する意識と情報を探す意識を持つ
・情報共有のルールをつくる
・情報共有のツールを使用する

この4つです。

情報は会社の貴重な資産であり財産です。

1人で情報を囲い込むデメリットは計り知れません。

詳しく解説します。


社内での情報共有の必要性

業務の効率化が進む

必要な情報がすぐに手に入る状況であれば

業務は効率的に進みます。

わざわざ必要な情報を探す時間が少ないからですね。

必要な情報が共有されている + 整理されている

このような状況が理想です。

人員のトラブルに強い

社内でその人しかわからない情報があったとします。

その人が何らかの事情で長期休暇や辞めてしまった場合

大変なことになります。

 

世の中は常に動き続けますので

担当者がいなくなってしまってわかりません。

では話になりません。

 

常に会社が回り続けられるように情報共有しておきましょう。

新しい社員を育てる際や、引継ぎを行う際にも役立ちます。

チームワークへの影響

意図されたものでなくても、自分だけ情報を知らなかったというのは

気持ちのいいものではありません。

 

また、自分の情報を出すことにより周りに対して

自分の状況をわかってもらえます。

 

1人で考えていても思いつかないことが

他人であれば、あっさり思いつくこともあるでしょう。

情報共有することはチームワークの向上につながります。

事故やトラブル防止のために

大事な情報が伝わっておらず事故やトラブルが起きることがあります。

・物を置く場所を変えたのに伝わらず、手間がかかってしまった

・意図したものでなくても、聞かされていなかったことへの社員の不信感

・お客様からの情報がうまく伝わらず、怒らせてしまった

 

情報の重要性を理解して仕事をしましょう。

情報を発信する意識と探す意識(アンテナを高くしよう)

よく、「私は聞いてません」と言う方がいます。

情報共有する仕組みは大事ですが

それと同等に情報を発信する意識と探す意識が必要です。

リアルタイムに必要な情報そうでない情報を区別する

リアルタイムに必要な情報とそうでない情報を区別しましょう。

その情報は今、時間を取って話をする必要があるのか?

と思った事はありませんか?

・リアルタイムに必要な情報
・業務に入る際には必要な情報
・特定の部署(人)のみに必要な情報
・緊急時にのみ必要な情報

情報は大事ですが、必要ない情報までやり取りしていると

時間がいくらあっても足りません。

 

どのタイミングで誰に情報共有するか

を考えて情報共有しましょう。

 

それによって、使うツールも変わります。

・すぐに必要であれば電話

・後で見てもらえればいいのであればメールやノート

・緊急時しか必要ないのであればマニュアル化

となります。

情報共有に役立つツール【ルールを決めて運用を】

情報共有のツール

・エクセル
・グーグルカレンダー
・チャットアプリ
・一斉メール
・手書きノートやホワイトボード

このようなツールを使用しているところが多いのではないでしょうか?

情報共有するリスクも考える

エクセル → 社内LANでの共有フォルダが必要
グーグルカレンダー → 要ログイン
チャットアプリ → 運用方法について

情報共有は重要ですが

情報を扱うリスクを考えることも重要です。

・情報漏洩へのリスク対策
・スマホを使うとリアルタイムに情報を受け取れるが 仕事時間とプライベート時間の区別が怪しくなる可能性

情報共有のルールを決める

大事なことはルールを決めて、守って使うことです。

導入しただけでは情報共有は達成できません。

・情報発信のタイミング
・個人情報の取り扱いについて
・定期的に見る仕組み
・情報を受け取った際のサイン

事前にしっかり決めましょう。

アイポというツール

アイポというツールがあります。

・スケジュールの忘れやダブルブッキングの防止
・エクセル管理からの脱却
・日報の既読がわかるようにしたい
・別の場所にいるメンバーの予定確認
・複数の設備を同時に使用する予定の共有
・日程調整の際に発生するメールの往復をなくしたい

このようなお悩みを解決できるツールです。

情報共有でお悩みの方は導入を考えてみてはいかがでしょうか?

 

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まとめ

情報共有をするメリットはたくさんあります。

それ以上に、情報共有ができないことによるデメリットが多大です。

・情報共有の必要性を理解し
・情報共有のルール化
・情報共有のためのツールの導入を検討

会社の情報は資産であり財産です。

情報共有を大事にしていきましょう。

 

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