【事務職】経費・コスト削減の必要性と5つの具体例【安易な人件費削減はしないように】

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【事務職】経費・コスト削減の必要性と5つの具体例【安易な人件費削減はしないように】

こんにちは!総務課で働いているでゅおです!

事務職は直接の売上(収入)を上げづらい職種です。

しかし、会社は収入と費用の差が利益となる以上

経費・コスト削減は重要と考えます。

その理由とコスト削減の具体例を解説します。

コスト削減の重要性【事務職として大事な仕事です】

会社は基本的には家計と一緒で

入ってくるお金 - 出ていくお金 = 利益

単純に考えればこのようになるわけです。

出ていくお金が少ない方が

当然同じ収入でも大きな利益を生むこととなります。

事務職は決して生産性が高い職種ではありません。

・出ていくお金を減らす
・同じパフォーマンスなら低価格で
・お金を払う以上は高いパフォーマンスを発揮させる

こういったことを実現させていくことが

事務職には大事な事です。

人にかかるお金は大きいですが安易な削減は危険

人件費比率(売上のうち人件費の占める割合)

人件費率 = 人件費 ÷ 売上 × 100

で求めることが出来ます。

物を作る製造業の場合 約10%~
人が中心のサービス業の場合 約40%~

と業種によってかなりのバラツキがあります。

人件費と言うのは金額が大きいのですが、

極端なやり方をすれば簡単に削減可能です

・人を雇わない
・給料を上げない(下げる)

会社と言うのはオフィスがあれば成立するわけではありません。

働いている人がいるので成立するわけです。

安易に人件費を削減するという事は

・社員のモチベーション低下による生産性の低下
・社員が辞めることにより人手不足
・生産性の低下や人手不足により経営悪化

という負のスパイラルになってしまう可能性があります。

会社自体が倒産するようであれば本末転倒ですが

人件費を削減しようと考えるのであれば

・残業代を見直す(業務の改善)
・人員を増やさなくて済む方法を考える(ハード面の改善・業務委託等)

このような内容から考えましょう。

安易な人件費削減に走らないようにしましょう。

※残業削減は費用面だけではなく、大事な要素がたくさんあります。

仕事を定時で終える重要性について

※また、経済産業省で企業活動基本調査を実施しており

いろいろなデータがあり、人件費率を出すことも可能です。

経済産業省企業活動基本調査

【コスト削減のために】適正価格を把握しよう

適正価格を調査しましょう

大概の製品やサービスは複数の選択肢があります。

よっぽど特殊な事情がない限りは独占されていることはありません。

複数の選択肢を考えることによって

・同じような製品やサービスであれば安い方から買う
・価格交渉が可能

会社のお金も自分のお金と同じように大事に使用しましょう。

コストパフォーマンスを分析しましょう

その費用をかけることで

・より大きな売上を見込める
・人を雇わずに済むので結果として低コストになる

このような事を意識しましょう。

費用をかけない事が必ずしも将来的に費用がかからない

とは限りません。

コスト削減の具体例

消耗品に関する費用

単純に安いところから買いましょう。

具体的には

・複数の選択肢から探す
・セールを狙う
・まとめ買いで安くなる場合がある

このような方法が考えられます。

通信費

固定電話・スマホ・FAX・インターネット代がこれにあたりますが

いろいろな会社が参入していますので

最適なプランを選ぶことによりコスト削減可能です。

コピー代に関する費用

ほとんどの会社はコピー機をリースしているのではないかと思います。

リースの場合はコピー1枚何円という形で契約していることが

多いと思います。

リース料だけに目をとらわれず

コピーの契約単価をしっかり考えましょう。

水道・電気・ガス代

こちらも電力自由化などもあり

選択肢が増えましたので

しっかり比較検討しましょう。

節水・節電は大事ですが、限界があります。

基本料金等、最適なプランを検討しましょう。

車両に関する費用

車両に関する選択肢は大きく3つです。

・購入する
・リースをする
・必要に応じて借りる

の3択かと思います。

車を保有する金額だけを考えると購入が一番安いはずです。

(リースはリース会社の利益が金額に入るので)

車の台数が多く、管理に人件費がかかるのであれば

リースにして管理を任せることができれば

結果として経費削減になる可能性はあります。

たまにしか使用しないのであれば

借りるという選択肢になります。

車は持っているだけで維持費がかかりますので。

まとめ

コスト削減の考え方

・コストパフォーマンスを意識する
・複数の方法を検討する
・安易に人件費に手をつけない
・必要経費まで削減しない

売上を上げていくことは外部の要因が強いので

簡単にはいかない場合が多いですが

経費削減は内部で努力していくことですので

比較的簡単に実現します。

その中でも経費削減においては

事務職が先頭に立って行う必要があります。

・たくさんの知識や情報
・いろいろな工夫

これらで経費(コスト)削減に取り組みましょう。

ちょっとしたことで経費は削減できます。

今が最善と考えずに、経費削減に

取組んでいきましょう!

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