事務職を目指すのであれば最低限覚えておきたいエクセルについて【超初心者向け】

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事務職を目指すのであれば最低限覚えておきたいエクセルについて【超初心者向け】

 

エクセルなしでは事務仕事は考えられないと言っていいほど

エクセルは日常的に使用されています。

エクセルを使用する一番のメリットは仕事の効率化です。

 

エクセルを使いこなしている方とそうでない方では

事務仕事のスピードが相当違います。

これがエクセルを覚えていきたい理由のすべてと言っても言い過ぎではないと思います。

そして、今はどんな職種でもある程度のパソコンを使用した処理が求められます。

最低限のことであれば、そこまで難しくありません。


 

これからパソコンスキルをみにつけたいという方はこちらの記事も参考にしてください。
パソコンスキルを身につけるための6つの具体的方法【完全初心者向け】

エクセル(Excel)とは?

Microsoft社が開発・販売している「表計算ソフト」です。

仕事でエクセルを見たことがないという方はほとんどいないのではないでしょうか?

※一部の例ですがいろいろな事が実現可能なソフトです

エクセルの使い道

エクセルは工夫次第でいろいろな使い道があります。

・家計簿の作成
・見積書や請求書の作成・データベースを作成
・グラフを利用したデータ分析
・計算機の代わりに使用

事務仕事をやるうえではエクセルがないと環境は考えられないほど

多様な事ができる素晴らしいソフトですね。

エクセルを使うメリット

エクセルを使うメリットもたくさんあります。

・計算式や関数を使用することで自動で計算や表示をしてくれる
・様々なグラフ作成が容易
・図形や画像も簡単に挿入可能
・一度表を作ってしまえば繰り返し利用可能

デメリットはそんなにないと思いますが

計算式や関数が多用されている場合、作った本人しかわからない部分が多いので

詳しくない方が使用した際に、内容を壊してしまい訳が分からなくなってしまう場合があります。

共有して使用する場合は定期的にバックアップを取るなどの対策を行いましょう。

最低限覚えておきたいエクセルの使い方

ここが本題です。

どんな仕事であれエクセルを使いこなせるかどうかは

仕事の質はもちろん、事務作業のスピードの直結します。

基本的な使い方は、やる気さえあれば独学でも問題ありません。

セルを理解する

セルとは表の1つ1つの箱になっている部分です。

一番左上はA1、その右がB1、その下がB2となります。

 

これがわかっていると、計算式や関数がおかしくなった際に

修正することが容易になります。

また、これと合わせて

・セルの結合
・罫線の引き方
・行の幅及び列の高さの変更
・左寄せやセンタリング、右寄せ
・セルの色変更、文字の色変更
・セルの書式設定

この辺は初歩中の初歩ですが、必ず使用する部分ですので

必ずマスターしましょう。

計算式を手入力する

計算式を手入力する手順は

①答えを出したいセルにカーソルを合わせる
② = (イコール)から入力をする③足し算、引き算、掛け算、割り算はそれぞれ
( + - * / )で表される

C2にA2×B2の答えを出したい場合の計算式は

=A2*B2と表記することになります。

最低限覚えたい関数(5つ)

無数に関数がありますが、通常で使う関数はそこまで多くないです。

必要に応じて徐々に覚えていけばいいので、最低限覚えたい関数を解説します。

関数は数式が表示している部分の左にある「fx」というところをクリックすると使用できます。

最近使った関数にない場合はすべて表示にするとアルファベット順に並びますので探しましょう。

 

最低限覚えたい関数

・SUM関数(指定した範囲を足し算する)オートサム(Σ)でも可
・AVERAGE関数(平均)
・ROUND関数(四捨五入、ROUNDUPで繰り上げ DOWNで繰り下げ)
・COUNTA関数(範囲指定した中の空白以外のセルの数を返す)
・IF関数(条件によって違う答えを出す関数)

もっと上を目指すのであれば覚えたい関数

・MAX、MIN関数
・VLOOKUP関数
・RANK関数
・COUNTIF関数

必要に応じて覚えるのがいいでしょう。

大事なことは、こんなことが出来ればいいなとイメージして調べる事です。

だいたいの事は出来るようになってます。

資格は必要なのか?

事務職のように専門で使う方以外は資格は必要ないと考えます。

これから事務職を目指す方は資格があると有利に進む可能性が高いです。

口頭でいくらパソコンを使えると言ったところで証明が難しいので

資格を持っていると客観的に証明できるからです。

エクセルの資格は

・MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)
・日商PC検定(データ活用)
・Excel®(エクセル)表計算処理技能認定試験

この3つが有名です。

中でもMOSがメジャーですので、これから資格取得するのであれば

MOSの取得を目指すのをおすすめします。

※こちらの記事内でも解説しておりますので参考にしてください。
【事務職へ就職・転職を考えている方】持っていると有利な資格 11選

まとめ

・エクセルを覚えることにより事務作業が効率的になる(スピードアップする)
・一度作った表は再利用しましょう
・最低限覚えたい関数(5つ)は是非覚えましょう
・事務職を目指すのであれば資格取得をしましょう

何度でも言いますが、エクセルは本当に素晴らしいソフトです。

使いこなすようになると、このソフトなしでの作業は

考えられないほどです。

深いところまで覚える必要はありません。

苦手意識がある方にも是非覚えてほしいです。

事務作業の景色が変わると思いますので!

※資格取得を考えている方は在宅で勉強可能なユーキャンをおすすめします。


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