事務職が教える事務職に向いている人 6選

事務職 向いている事務

事務職が教える事務職に向いている人 6選

こんにちは!総務課で働いているでゅおです!

事務職は数字に弱くても大丈夫か?の記事でも事務職に必要な力について触れましたが、今回は総務課で働いている経験をもとに、どのような方が事務職に向いているかを説明したいと思います。

【事務職に向いている人①】先の事まで考えて、計画的に仕事ができる方

例えば、接客や製造などのお仕事は、まずは目の前の仕事をやっていくというのが基本かと思います。

もちろん、締切のある仕事もあるとは思いますが、接客業であれば目の前のお客様、製造のラインであれば、目の前の作業が最優先になるかと思います。

しかし、事務職の仕事の場合、電話や来客を除けば数日の猶予がある仕事が多いです。

メリットとしては、今日締切の仕事がない場合には、極端な話休んでも問題ないわけです。

この時間に融通が利きやすいということが事務職をやっている人の最大のメリットかもしれません。

ですが、確実に締切はやってきます。

無計画に後回しにしていくスタイルの仕事をする方は、確実に詰みます。

これらを踏まえると以下のような意識で仕事ができる方が向いています

・すぐできる仕事を後回しにしない

正直このスタイルの方がたまにいますが、メリットないと思いますのでやめましょう。

・時期的にやらなければならない仕事を把握し、事前に準備ができる

1年を通じて毎年同じ時期にやる仕事というのがあります。

(1か月で見れば、請求書を発送する時期や給料日というのは決まっているかと思いますし、1年で見ても、12月には年末調整処理があるでしょうし、決算月というのも決まっているでしょう)

段取り八分という言葉もありますが、時期が決まっているのにある程度準備できていないようでは厳しいかなと思います。

【事務職に向いている人②】細かい作業やチェックができる方

これは、一般的なイメージで一番ありそうなことですが、その通りかと思います。

理由としては

・事務の仕事は正確でなければならない

毎月誰かの給料を間違う。

入社した人の健康保険証を作り忘れた

実際の口座残高と帳簿上の残高が一致していない等々・・・

さすがに上記はひどい例ですが、社員・会社に直接影響のある仕事ですので、確実な仕事が求められるかと思います。

【事務職に向いている人③】社内的にも社外的にもコミュニケーションをうまく取れる方

事務職は社外から見た時に、その会社の顔になることが多いです。

理由としては電話対応、来客対応をする方ですし、会社間のやり取りも多いからです。

例え、接客や営業ではないとしても、外部の方に対していい加減な対応をしているようでは、会社の評判が落ちてしまいます。

社内的にも、各部署のパイプ役になることが多いです。

円滑なコミュニケーションをとれる方は事務職に向いていると思います。

(個人的にはかなり重要な要素だと思っております)

 

【事務職に向いている人④】事実を分析し、はっきりと言える方

これは、特に会計担当者の場合に当てはまるかと思います。

やってはいけないこと

・ちょっと業績下降気味だけど・・・みんな頑張ってるし、事務職は裏方だから偉そうなこと言ってモチベーション下がってもまずいし・・・社長怖いし・・・

これはまずいですね。

悪い事実を伝えるのは正直きつい場合もあるかと思いますが、そんな事をやっていると会社の経営が破綻します。

状況をしっかり分析し、良いこと・悪いことをしっかり伝えられる強い心が必要です。

 

【事務職に向いている人⑤】急な仕事が入っても対応できる方

事務職はそこまで忙しくないイメージかと思いますが、意外と重なって仕事が入ったりします。

電話が鳴りやまない

大至急の資料作成等が入る

終わっていたはずの処理に不備があり、急遽修正をしなければならない等々

こういった場合にパニックを起こすようだと難しいかと思います。

また、マルチタスク(資料を印字している時間に、別の仕事を行う等)ができる方は、急な仕事が入っても慌てませんし、効率よく仕事ができるので、とても向いている人かと思います。

【事務職に向いている人⑥】パソコンが使えること(事務職必須)

これは書くまでもないのですが、パソコンが使えないと仕事になりません。

今は、わからないことがあってもインターネットで検索すれば、だいたいの事は解決できます。

また、届け出の様式がインターネット上にあったり、届け出そのものがオンラインで行う場合も増えてきてます。

連絡も電話やFAXからメールへと変化してきております。

特にあると素晴らしいなと思うスキルは以下のものです

・ワードで綺麗な文章を作成できる
・エクセルを駆使して、業務の効率化、分析等を行うことができる
・パワーポイントの知識がある
タイピングが早い(これは仕事のスピードに直結します)
※パソコンスキルに関してはこちらの記事も参考にしてください。
事務職に必要なパソコンスキルとは?

まとめ

いろいろ書きましたが、事務職をしたいと思っている方は、やっているうちに身についてくる事も多いですので、あまり考えすぎず事務職を目指しましょう!

事務作業は事務職だけに限らず、

どの職種でもある程度必要な時代です。

最低限のパソコンを使用できる

スキルはほしいものですね。



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