事務仕事の苦手克服のために5つの実践してほしいこと【効率化にむけて】
現代において事務作業は事務職に限らず
どのような職種でも少なからずやらなければなりません。
苦手克服のために実践してほしいことについて解説します。
【最初に】事務作業は効率化することにより作業時間を大幅に短縮可能
事務仕事は作業スピードがそのまま作業時間となります。
接客や営業、運転手、製造業等々・・・作業時間の大幅な短縮というのは
基本的に難しいかと思います。
事務作業は、ゴールラインがある程度決まっていますので
そのゴールラインに早くたどり着けば仕事終了となります。
効率化しない理由はないわけです。
苦手だから・・・で終わらずに
ちょっとした考え方やコツで事務作業が早くなります。
事務作業の苦手克服 1【タイピングが苦手】
今や事務作業はパソコンを必ず使用するといってもいいでしょう。
パソコンを使用するという事は、ほとんどの場合タイピングをする必要がでてきます。
タイピング上達の方法
ホームポジションを理解しよう
パソコンのキーボードには「Ｆ」と「Ｊ」のところに突起物があります。
これには意味があります。
左手の人差し指が「Ｆ」 右手の人差し指が「Ｊ」
そこから中指が「ＤとＫ」薬指が・・・と置くのがホームポジションとなります。
このホームポジションを覚えて
「あいうえお」の位置を完全にマスターしましょう。
「え」は左手中指の一段上 「お」は右手薬指の一段上となります
あとは、か行であれば「Ｋ」＋あいうえお さ行であれば「Ｓ」＋あいうえお
となりますので、比較的覚えやすいかと思います。
ホームポジションとタッチする指をマスターしないと、永遠にブラインドタッチはできません。
なぜなら、自分の指がどこにあるかキーボードを見ないとわかりませんので・・・
タイピングの練習方法
タイピングは練習しないと早くなりませんので
とにかく練習しましょう。
練習に時間がかかっても、最終的に仕事が早くなれば
練習にかかった時間を必ず取り返すことができます。
寿司打というゲーム感覚でできるサイトや
事務職に必要なスキルをオンラインゲームで手に入れよう！のような
変わった方法で練習するのもいいかと思います。
コピペや予測変換を上手に利用しよう
意外と同じ文章を使う場合があります。
コピー&ペーストや予測変換を上手に利用しましょう。
できれば、コピペは
切り取り 「Ctrl + X」
貼り付け 「Ctrl + V」
とショートカットキーを使用できると
より作業が早く、スマートになりますね。
予測変換も上手に利用することでタイピング速度が上がります。
途中までタイピングした際に候補が出ますので
Tabキーで選んでエンターで決定しましょう。
・スペースキー ＝ 変換
・Tabキー ＝ 予測候補の選択
この二つの違いを理解し活用しましょう。
事務作業の苦手克服 2【ベースをしっかり作ろう】
例えば報告書を作成する場合
ただなんとなくタイピングするのではなく
日付 〇年〇月〇日
報告者 ○○○○
内容 今日も1日頑張りました
のようにベースを必ず作りましょう。
ベースを作ることにより、見やすくなるのはもちろん
ベースに沿って書いていけばいいので余計な考えが生まれません。
コピーして繰り返し使用することにより、報告者などを
再度入力する必要もなくなるので、時間短縮となります。
専用ソフトを使用する場合もそうなのですが、
基礎となるデータの構築をサボってしまうと
大きな損失となりますので、気を付けましょう。
他の仕事と一緒で段取り八分です。
事務作業の苦手克服 3【エクセルを使えるようになろう】
エクセルを使いこなせるかどうかはかなり重要です。
事務職の専門でなければ、難しい関数を覚える必要はありませんが
ちょっと工夫した使い方で、仕事が早くなります。
・計算機の代わりに使う
長い足し算を計算機でしていて途中で間違えて発狂した経験ありませんか？
エクセルのセルにひたすら数字を入れていって
最後の欄にSUM関数で合計を計算してあげる方法があります。
メリットは途中で違う数字を打っても、簡単に修正できるという点です。
一定以上長い計算をする場合は試してみてください。
・メモの代わりにつかう
メモ帳やワードでも可能ですが、体裁にこだわらなければ
必要な写真を適当に並べて、解説をつけて印字することも可能です。
もちろん、いろいろな関数やマクロを覚えることによって
効率が更に上がるのは言うまでもありません。
事務作業の苦手克服 4【真似しましょう】
事務作業では、申請書類の作成がよくあります。
1から作ろうとするから大変なのです。
・1度作った書類は残しておいてコピペして作成
・依然作った書類を出してきて真似て作成
1から作ろうとするから手間もかかり大変です。
すでにあるデータを活用しましょう。
※公的な書類等は様式が変更になることが多いので最新の情報をチェックしましょう
事務作業の苦手克服 5【専門の事務員に聞きましょう】
たまに、悶々と首をひねって一生懸命パソコンとにらめっこをしている方がいます。
困った際はさっさと事務員に聞いた方が早い場合があります。
・このような表があると助かるが実現できるか？
具体的に説明しましょう。
くれぐれも丸投げはしないようにしましょう。
まとめ
まずはパソコンを使うことからはじめましょう。
苦手だからと言って手書きをしているようでは厳しいです。
パソコンを使うメリットは作業が効率的になるうえに
必要な情報をすぐに引き出せることにあります。
覚えるのは大変かもしれませんが
必ず覚えるのにかかった時間以上の
時間を回収することが可能です。
事務仕事の苦手を克服して、効率的な事務仕事をしましょう！
パソコンを使うのは才能ではなく
練習の成果です。事務作業が早くなれば
その分確実に仕事が早くなります。
頑張っていきましょう！
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