事務職において正確な仕事をするために【3つの理由と9つの具体的方法】

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事務職において正確な仕事をするために【3つの理由と9つの具体的方法】

事務職で働いている方でミスが多いと悩んでいる方は多いのではないでしょうか?

私も最初はミスばかりしていました。

この記事では
・事務職が正確な仕事を求められる理由
・事務職の仕事を正確に行うための具体的方法

この二つを解説します。

事務職は法令や規定に沿った正しい業務。

数字はぴったり合わせる。

他の職種は適当で問題ないという話ではありません。

ですが、事務職は正確な仕事が最低ラインです。

この記事を読んで実践していただければ、ミスが少なくなると思います。

最初に【100%正確な仕事は不可能です】

正確な仕事が最低ラインと言っておいて、おかしな話ですが

仕事にミスはつきものです。

100%ミスをせずに仕事を行えるのはロボットくらいでしょう。

事務職のAI化について(仕事ななくなる?そんなことはありません!)

大事なことは

・ミスある前提でチェックする

・ミスをした場合にすぐにリカバリーする

・同じミスを繰り返さない

この二つと考えております。

そのうえで、事務職の仕事が正確ではならない理由と

正確に行うための具体的方法を解説します。

事務職の仕事が正確でなければならない理由

・法令や会社の規定に沿って仕事を行う必要があるから

具体例です

・雇用保険は週に20時間以上あり31日以上の雇用見込みがある場合は原則として強制加入

・12月の最終給与支払い日に年末調整を行い所得税の過不足額を精算しなければならない

・会社の規定で決まっている各手当は規定通り支給しなければならない

一部の例ですが、これらは必ずその通りにしなければなりません。

この人お気に入りだから手当を増やそう!

などと考えて処理をする方はさすがにいないと思いますが

法令や規定を理解して正しい仕事を行う必要があります。

・自分の会社は当然、社員や取引先に迷惑をかける可能性がある

具体例です

・会計上黒字だったが、処理間違いにより実は赤字だった

・給料の計算をしたものの送金を忘れて、社員に給料が振り込まれなかった

・取引先への支払いを忘れてしまった

これらのミスはさすがにないとは思いますが

正確ではない処理を行ってしまうと会社・社員・取引先に迷惑がかかる可能性があります。

また、最悪の場合、会社のイメージダウンにつながりかねません。

事務職の仕事を正確に行うための具体的方法

最初に言いましたが、人間ですのでミスはつきものです。

しかし、いろいろな対策をたてることにより、ミスを事前に防ぐことができます。

・仕事の計画は必ずたてる

1か月~1年の流れで計画をたててカレンダーなどに書きましょう。

・5日までに請求書を作成して郵送

・10日までに新入社員の手続き完了・21日までに給料と取引業者への送金準備。

・末日までに退職社員の書類をまとめて翌月提出できるようにする。

・7月 算定基礎届を作成する

・12月 年末調整をする

このような感じで、1か月~1年でやることが決まっている仕事と

その時に入ってきている仕事の締切を書いて管理しましょう。

ミス以前に、期限を忘れるのは論外ですので。

・控えは必ず残す

提出した書類、計算した根拠となる書類等の控えは必ず残してください。

理由は2つです。

・ミス等があって問い合わせが来た場合に控えがないとわからない

これは良くある話ですが、正しく提出したつもりでもミスや相手の意図と違ってしまう

場合があります。

そういった際には問い合わせが来ます。

控えがないとなんのことかわかりませんので、

必ず控えは残しましょう。

 

・控えを残すことによって、次回同じことを行う場合に楽になる

例えば、社員を採用した場合や退職した場合の手続きというのは

雇用形態によって違う場合もありますが、

基本的にやることは一緒なはずです。

控えをとっておくことにより、一から調べて仕事をする手間が省けます。

データも同様です。

 

事業主の情報などは書き換える必要がないので、仕事の時間短縮はもちろん

新しく打ち込むことによって起きるかもしれないタイピングミスも防げます。

控えに問い合わせがあって修正したことや

気を付けるべきポイントのメモを貼ることも次回へのミス防止に役立ちます。

・数字を合わせる場合はチェックマークを記入する

数字を合わせる場合は目で見て行うしかない場合があります。

そんな際は鉛筆でチェックマークを付けるようにしましょう。

例えば

・計算した給料の金額と送金する金額
・通帳の残高と試算表の残高

チェックマークを付けることにより、チェックする意識の向上はもちろん

どこを見たか、見る行がズレないようにする。

などの効果があります。

是非実践してほしいです。

・わからない場合は必ず問い合わせする

処理を行う際にわからないことや、判断が微妙な場合があります。

例えば

・週20時間以上働くと雇用保険加入だけど20時間超える週もあれば超えない週もある
・月のうち半分しか出勤していないけど通勤手当は満額?

色々な場面で「どうしよう」に直面すると思います。

大事なことは

勝手に処理しないです。

 

雇用保険の件であれば近くの公共職業安定所に問い合わせ。

手当の件であれば規定を見てみるか、経理の責任者に聞きましょう。

官公庁関係に問い合わせすると丁寧に教えてくれます。

・不安な場合は他の人に確認してもらう

担当が一人の場合は厳しいかもしれませんが、処理が不安な場合は他の担当者に確認してもらいましょう。

給料の事など、他の方に見せることのできない業務も多いですが、

取引先に出す文書の誤字や脱字、表現

このようなことは見てもらえます。

 

むしろ、作った本人は間違いを発見しづらいものです。

是非見てもらいましょう。

・落ち着いて処理をする

これは当たり前なのですが

あせって処理をして仕事が早くなるなら、あせって仕事します。

しかし、実際はあせって仕事をすると逆にミスが多くなります。

結果として、時間もかかってしまいます

仕事の時間、ミスの可能性

どちらも増えますので落ち着いて仕事をしましょう。

まとめ(正確な仕事ができるよう努力し、ミスはすぐに修正)

事務職は

・ミスのない正確な処理が求められる・しかし、人間が処理する以上ミスはあります

・対策をすることである程度ミスを防げます

・ミスが起きた場合は直ちに修正しましょう。

・同じミスを繰り返さないようにしましょう。(気を付けます!は対策になりません)

色々な対策を考えて正確な仕事を行っていきましょう!

事務仕事は途中でミスが起きたとしても、最終的には必ず

正しい処理をしなければなりません。

ミスを隠したり、わかならいままで放置するような事だけは

やめましょう。

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