事務職の最低限覚えておきたいショートカットキーと効率化の操作【Windows】

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事務職の最低限覚えておきたいショートカットキーと効率化の操作【Windows】

 

確実に覚えたい基本ショートカットキー

切り取り コピー ペースト

・切り取り(ctrl + X)
・コピー(ctrl + C)
・ペースト(ctrl + V)

この3つはWordやExcel、メール

いろいろな場面で使用しますので

自然とキーボードを押せるようになりましょう。

右クリックしているようでは遅すぎます。

文字の予測変換

文字を入力し始めると予測変換が出ます(設定で非表示可能)

この予測変換ですが、邪魔だという方もいらっしゃるようですが

かなり優秀です。

・文字変換は スペースキー
・予測変換は Tabキー

この二つを無意識に使い分けることにより

タイピングの速度が格段に上がります。

 

自分の会社名や良く使う長めの文章は

予測変換を利用して素早いタイピングを行いましょう。

Windowsに関するショートカットキー

※win = Windowsマークのボタンです

・デスクトップを開く(すべて最小化) win + D
・設定画面を開く win + U
・エクスプローラー表示 win + E

専用ソフトを使っていて最小化ボダンがなく

デスクトップを出したい時や

USBメモリを使っていて、すぐにエクスプローラーを出したい時など

良く使うショートカットキーです。

プリントスクリーン

PrtScキーを押す(ノートパソコンの場合Fnキーと同時押しの場合あり)

キーボードの右上にあるキーで

パソコンの画面をそのままコピーする方法です。

ペイントやワード、エクセルに直接貼り付けすることが可能です。

 

いちいちメモを取るくらいなら

画面で保存した方が早いです。

3つのロックボタン

Caps Lockキー

キーボードを入力した際に

英字の大文字、小文字を切り替えるキーです。

・Shiftキー + Caps Lockキー

の操作で切り替え可能です。

 

普段は大きな影響がありませんが

大文字と小文字を区別するパスワードを

設定している場合に一致せずにエラーと

なる場合がありますので

そういった場合に見てみましょう。

Scroll Lockキー

キーボードのカーソル移動キー

(上下左右の矢印キー)を押した際に

オフの際は カーソルが移動します

オンの際は 画面が移動します

 

エクセルを使用している際に

セルを移動させようとして

画面が動いてしまう場合は

このキーが影響していると思われますので

覚えておきましょう。

Num Lockキー

テンキーの数字と移動を切り替えるキーです。

テンキーの数字の部分を良く見てみると

矢印等が一緒に書いてあります。

 

Num Lockキーが

オン(初期)の場合は数字入力

オフの場合はカーソル移動となります。

 

テンキーを叩いているのに数字が入力されず

カーソルが動いて焦る方を良く見かけます。

テンキーの上部にNum Lockキーがついているタイプの場合

間違って押してしまう場合があります。

 

そのようなキーがあることを覚えて

パニックにならないようにしましょう。

ワードに関するショートカットキー

・上書き保存 Ctrl + S
・直前に戻る Ctrl + Z
・印刷ダイアログ表示 Ctrl + P
・印刷プレビュー表示 Ctrl + F2
・改ページ Ctrl + Enter

定期的な上書き保存や間違えてしまった場合に

慌てずに直前に戻るショートカットキーを

スマートに使いましょう。

エクセルに関するショートカットキー

・選択中のセル編集  F2 (良く使います)
・上書き保存 Ctrl + S
・直前に戻る Ctrl + Z
・印刷ダイアログ表示 Ctrl + P
・印刷プレビュー表示 Ctrl + F2
・セルの中での改行 Alt + Enter(知らない方多いです。)
・任意のセル選択 Ctrl + クリック(離れたセルを選択する場合)

選択中のセル編集 F2はかなり使います。

セルを大きくして長めの文章を入力する際の

改行方法(Alt + Enter)も覚えておきましょう。

まとめ(ショートカットキーを使用して極力マウスを触らないように)

インターネットの閲覧などマウスを使った方が

楽な事も多いですが

ショートカットキーをうまく使用することで

マウスに触ることなく作業が出来ます。

 

特にコピペに関しては、マウスを使うよりも

高速で行うことができるでしょう。

そんなに量がありませんので

最初は使いづらくても、意識して使用しましょう。

ショートカットキーを使用することで

事務作業が確実に早くなります。

頑張って覚えていきましょう。

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