無駄な会議をしてませんか?【短時間でみんなが発言し意思決定をしましょう】

工夫 お得

無駄な会議をしてませんか?【短時間でみんなが発言し意思決定をしましょう】

こんにちは!総務課で働いているでゅおです!

今回は無駄な会議を解説します。

無駄を回避して意味のある会議を行いましょう。

無駄な会議その1 目的がないのに開催

・特段話すことがあまりないが定例会議なので開催
・報告だけに終始する会議

あまり数はないかもしれませんが、

会議は絶対に行わなければならないわけではないです。

必要がないのであれば、思い切って開催自体見送ることも必要です。

その分他の仕事をした方が生産性が上がりますので。

無駄な会議その2 資料を読むだけの会議

・資料を渡され、担当者がひたすら音読する会議

これは良くある会議かなと思います。

緊急時を除き、資料は事前配布が基本です。

時間がないかもしれませんが、出席者は資料に目を通して

内容についての意見や改善点等を持って会議に臨みましょう。

資料を読んでいるのを、ただ聞くだけの会議はもはや会議ですらないです。

資料が多すぎるのも、多すぎるのも考える余地が少なくなってしまいますので

多くなりすぎないように工夫しましょう。

無駄な会議その3 誰も発言しない会議

厳しいことを言いますが

発言しないなら参加しないでください!

報告書読んでおしまいでいいです。

他の仕事をしていてください。

その方が会社のためです。

無駄な会議その4 話だけして満足してしまう(アクションプランがない)

・こういうのが実現したらいいよね
・この対応はまずかったよね

と情報交換や理想だけを語って終わるパターンの会議です。

情報交換自体は無駄とは言いませんが

やはり会議をする以上は

・どういった事を
・いつまでにやる
・担当者は○○
・反省は次回会議時

のように具体的にアクションを起こせるように決めましょう。

話し合いをしているだけでは前には進みません。

無駄な会議その5 上司や一定の人だけがひたすら話している

これは無駄とわかっていてもなかなか改善が難しいところです。

会議に司会がいるのであれば、腕の見せ所といったところでしょうか?

生産性のない話や、ひたすら続くお説教は

ただの時間泥棒ですので、気を付けたいものです。

無駄な会議その6 時間が長すぎる

・5人が30分の会議に参加=150分の時間損失
・5人が90分の会議に参加=450分の時間損失

実際は、有意義であればこの程度の時間は損失ではなく

取り返すことは可能かとは思いますが

意味もなく時間を消費するのであれば

通常業務をしていた方が良かったという事になります。

事前に会議時間を決めることで計画的に

会議を進めることができます。

タイマーを使用して会議をするものオススメです。

まとめ

会議というのは

・会議は意思決定の場です
・話し合って会議をした気になるのはダメです
・発言しないのであれば参加しないでください
・事前の準備、当日の進行をスムーズに行い短時間で終わらせましょう

最近はオンライン会議もスタンダードになってきております。

わざわざ集まる必要がないので、確実な時間削減になりますね。

会議は業務を円滑に行うためや業務改善をする為には

必ず必要です。

短時間で意味のある会議にしていきたいものですね。

※こちらの記事も業務を円滑に行う為には大事な内容です

報告・連絡・相談の本質と重要性

 

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